Privacy verklaring

TDS verwerkt de persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en vertrouwd. Wij vinden het belangrijk dat klanten vertrouwen in ons hebben. Daarom doen we er alles aan om hun privacy te beschermen. TDS houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Vanaf 25 mei 2018 is een nieuwe Europese verordening voor de bescherming van persoonsgegevens van toepassing. Het gaat om de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Adres-en contactgegevens
Naam: Top Delivery Services B.V.
Bezoek- en postadres: De Steiger 139, 1351 AM Almere
KvK-nummer: 66226678
Algemeen telefoonnummer: 088 – 1990910
Algemeen e-mailadres: info@topdeliveryservices.nl
Website: www.topdeliveryservices.nl

1.Wat zijn persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is informatie die direct of indirect herleidbaar is tot een individu of een groep van individuen (de betrokkenen). Het is informatie waarmee een persoon aangewezen kan worden.

2.Wat betekent het verwerken van persoonsgegevens?

Onder het verwerken van persoonsgegevens vallen alle handelingen die kunnen worden gedaan met informatie, zoals verzamelen, opslaan, bekijken, delen, overdragen en analyseren.

3.Waarom worden uw persoonsgegevens verwerkt?

TDS verwerkt de volgende persoonsgegevens van u.

• Voornaam; voorletter(s); achternaam; eventueel functie; geslacht;
• Zakelijk adres; zakelijke postcode/woonplaats; zakelijk telefoonnummer; zakelijk e-mailadres; zakelijke bankgegevens (IBAN);

Uitvoering van een overeenkomst
Het verwerken van persoonsgegevens is noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst. Ook verwerkingen die noodzakelijk zijn in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst (precontractuele fase) vallen hieronder. TDS legt alle gegevens vast in haar systemen.

Wettelijke verplichting
TDS zal persoonsgegevens delen als dat noodzakelijk is om te voldoen aan geldende wet- en regelgeving, wettelijke procedures of gerechtvaardigde verzoeken van overheidsinstanties.

Het bijhouden van bijvoorbeeld een debiteurenadministratie (conform artikelen 2:10 BW, artikel 52 AWR).

Gerechtvaardigd belang
Indien TDS een zwaarder gerechtvaardigd belang heeft dan uw privacy belang (als klant), is TDS gerechtigd uw persoonsgegevens in die situatie te verwerken. Denk hierbij aan het verwerken van persoonsgegevens in de volgende omstandigheden:

In het kader van de communicatie met de klant. Persoonsgegevens worden gevraagd (contactformulier)/genoteerd om vragen te beantwoorden.

Procederen
Om te procederen en/of een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen in verband met zaken als fraude, oplichting of ander onrechtmatig gedrag tegen te gaan.

Gegevens delen
Er worden persoonsgegevens gedeeld met bedrijven, organisaties buiten TDS, ter uitvoering van een overeenkomst, om juridische redenen, vanwege wettelijke verplichting(en).

• Accountant, advocaat, belastingdienst;

Deze hebben ieder hun eigen verantwoordelijkheid voor de door hen geleverde diensten.

Verstrekking aan derden
De persoonsgegevens die u aan ons geeft, verstrekken wij aan derde partijen voor externe verwerking. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Opslaan, transport, afschermen/beveiligen van persoonsgegevens.
• Cloud Based Softwareapplicaties voor onze bedrijfsprocessen waaronder inkoop-, verkoop- en financieel beheer.

Met deze partijen (leveranciers) hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten.

4.Waarvoor worden persoonsgegevens geregistreerd?

TDS verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Inkoopbeheer: bestellingen-, contracten, leveranciers- en offertebeheer;
• Verkoopbeheer: offerte-, contracten- en prospectbeheer;
• Financieel beheer: crediteuren- en debiteurenbeheer;
• Communicatiebeheer

5.Registratie van persoonsgegevens

Een overzicht van alle verwerkingen van persoonsgegevens door TDS, staat in het verwerkingsregister.

Het register brengt niet alleen de processen in kaart: per proces wordt ook vastgelegd welke persoonsgegevens worden verwerkt en welke grondslag daarvoor geldt.

6.Wat doet TDS om uw persoonsgegevens te beschermen?

TDS:

• verwerkt uw persoonsgegevens alleen voor gerechtvaardigde doelen genoemd in de AVG TDS verwerkt niet meer gegevens dan noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst, wettelijke verplichtingen of gerechtvaardigd belang.
• neemt maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen TDS beschermt uw persoonsgegevens tegen onrechtmatige inzage, verlies of diefstal. Dit betekent, dat TDS passende maatregelen heeft getroffen om uw gegevens te beschermen en de werking van deze maatregelen regelmatig controleert.
• houdt vast aan doelbinding en minimale gegevensverwerking TDS beperkt zich tot het verzamelen van gegevens die passen binnen het doel waarvoor ze worden verzameld. En verzamelt slechts persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het behalen van de doeleinden.
• is transparant over de verwerking van uw persoonsgegevens
  U kunt in de privacyverklaring lezen met welk doel en op welke wijze TDS uw persoonsgegevens verwerkt.
• registreert juiste persoonsgegevens TDS zorgt ervoor dat uw persoonsgegevens kloppen. Zo niet, worden de gegevens zo snel mogelijk gecorrigeerd
• bewaart uw gegevens niet langer dan nodig Uw persoonsgegevens bewaart en vernietigt TDS volgens het bewaartermijnenbeleid. Hierin staat hoelang de persoonsgegevens bewaard mogen blijven. Als er geen wettelijke bewaartermijn is, bewaart TDS de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk of u vraagt om verwijdering van uw persoonsgegevens.
• behandelt uw gegevens vertrouwelijk Alle personen die werkzaam zijn bij TDS of ten dienste van TDS werkzaamheden uitvoeren en daar persoonsgegevens voor moeten gebruiken zijn verplicht tot geheimhouding. Behalve voor de uitvoering van een overeenkomst of om te voldoen aan de wet.
• beveiligt uw gegevens goed
  TDS heeft technische en organisatorische maatregelen getroffen voor het beveiligen van persoonsgegevens zodat ze niet verloren kunnen gaan en ze niet zonder reden verwerkt worden. Gaat er ondanks onze beveiliging iets mis en heeft dat nadelen voor klanten, dan informeren wij u daarover zo snel mogelijk.
• maakt goede afspraken met externe leveranciers Als externe partijen namens TDS persoonsgegevens beheren dan maakt TDS goede afspraken om de privacy van uw persoonsgegevens te bewaken en te beschermen. TDS blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen en controleert regelmatig de naleving van deze afspraken door de leverancier.

7.Welke rechten heeft u als het gaat om uw geregistreerde persoonsgegevens?

U heeft de volgende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens:

• Het recht om persoonsgegevens in te zien;
• Het recht om te wijzigen en aan te vullen;
• Het recht op het beperken van een verwerking van persoonsgegevens;
• Het recht om vergeten te worden;
• Het recht om bezwaar te maken;
• Het recht om een klacht in te dienen;
• Het recht op informatie;

Recht om persoonsgegevens in te zien
Een klant kan TDS te allen tijde vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt. Als TDS de persoonsgegevens van de klant verwerkt, dan heeft de klant recht op de persoonsgegevens in te zien.

Recht om te wijzigen en aan te vullen
Het is van belang dat alle persoonsgegevens die we gebruiken juist, actueel en relevant zijn. U heeft daarom altijd het recht om persoonsgegevens te laten verbeteren of aan te vullen.

Recht op het beperken van een verwerking
Dit betreft het recht om in bepaalde gevallen te verzoeken dat TDS tijdelijk staakt om uw verwerkte persoonsgegevens te gebruiken.

Recht om vergeten te worden ofwel verwijdering
Als u kan aantonen dat het bewaren van (bepaalde) persoonsgegevens niet noodzakelijk is, dan kunt u TDS verzoeken om het bewaren van die persoonsgegevens te staken en/of de persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk te wissen.

Recht om bezwaar te maken
Wanneer u het niet eens bent met de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, heeft u het recht om bezwaar te maken.

Recht op informatie
U heeft van tevoren recht op heldere informatie over wat TDS als organisatie met uw persoonsgegevens gaat doen en waarom. TDS geeft in deze privacyverklaring onder meer informatie over welke persoonsgegevens worden verwerkt en waarom (voor welk specifiek doel) of gegevens worden gedeeld met andere organisaties en zo ja, aan welke.

8.Hoe maak ik gebruik van mijn privacyrechten?

U kunt uw privacy verzoek per post sturen of per e-mail.

Identificatieplicht
De Privacy contactpersoon zal contact met u opnemen en vragen om u te identificeren. Na uw identificatie wordt uw verzoek direct (of zo snel mogelijk) verwerkt.

Kosten TDS brengt in beginsel geen kosten in rekening voor de afhandeling van uw verzoek. Als uw verzoek echter zeer omvangrijk is, kan aan u gevraagd worden om een redelijke vergoeding. Deze zal worden bepaald afhankelijk van de omvang van het verzoek.

Privacy contactpersoon
Als u vragen heeft over het verzoek of de afhandeling van uw verzoek, kunt u ook bellen met de Privacy contactpersoon.

9.Wilt u een klacht indienen?

TDS vindt het belangrijk om tevreden klanten te hebben. Ook al doen wij er alles aan om dit na te streven, het kan voorkomen dat u niet tevreden bent. Wilt u een klacht indienen over de verwerking van uw persoonsgegevens door TDS of omdat u ontevreden bent over de behandeling van uw verzoek over uw persoonsgegevens?

Dan vragen wij u hierover direct met ons contact op te nemen. Dat kan via info@topdeliveryservices.nl, door een brief te sturen óf door te bellen naar de Privacy contactpersoon met vragen hoe een klacht moet worden ingediend.

Autoriteit Persoonsgegevens
Komt TDS er samen met u niet uit, dan heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens (AP) www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Voordat de klacht in behandeling wordt genomen controleert AP of een schriftelijke klacht bij TDS is ingediend. Ook vraagt AP naar bewijs van de klacht en de reactie hierop (correspondentie).

10.Tot slot

TDS kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd evalueren en herzien. De actuele versie is altijd beschikbaar op website www.topdeliveryservices.nl. Deze versie is van februari 2025 (en vervangt eerdere versies).